La secretaria realizan responsabilidades básicas de oficina, organización y oficina para una empresa, departamento o ejecutivo.
Las empresas de todos los tamaños utilizan secretarias para ayudar a administrar la oficina principal y manejar asuntos administrativos. Los deberes de una secretaria a menudo no son vistos por el público, pero pueden ser vitales para ayudar a una empresa a mantenerse organizada y encaminada.
Detalles del empleo para una secretaria
Los deberes de un secretario o asistente administrativo varían según la industria y el empleador, pero algunas tareas son comunes a muchos entornos de trabajo.
Recepción. En puestos generales de oficina, las tareas de secretaría implican ayudar a los nuevos empleados y visitantes a orientarse. Esto incluye dirigir a los visitantes a las personas que conocieron y mostrarles a los nuevos empleados a dónde ir en su primer día. En general, una secretaria proyecta la imagen del negocio al ofrecer una recepción amigable y profesional a las personas que ingresan a la oficina.
Presentación. Las secretarias a menudo administran archivos de clientes y otros registros en una oficina. En el consultorio de un médico, por ejemplo, la secretaria saca el archivo de cada paciente en el momento de la cita con la enfermera o el médico. Ella lo reemplaza cuando termina la cita. Mantener los archivos en orden alfabético y usar un sistema de archivo para facilitar el almacenamiento y la recuperación son claves para una organización de archivos exitosa.
Correspondencia.
Las secretarias son el enlace común para la correspondencia entrante y saliente por teléfono y correo.
Reciben llamadas de clientes, socios comerciales, trabajadores o miembros de la comunidad, y responden preguntas o reenvían las llamadas. También hacen llamadas en nombre de los gerentes para comunicar información a los clientes, programar citas o dar seguimiento a las consultas. Tomar notas de un gerente, preparar una nota o carta y revisar el correo son tareas comunes de una secretaria.
Gestión de documentos. Las secretarias copian documentos para envíos o para distribución interna. También deben enviar por fax documentos de la compañía a clientes o clientes y recibir faxes entrantes para pasar a la persona adecuada. Algunas secretarias usan correo electrónico, Word y Excel para crear hojas de cálculo o documentos y distribuirlos a empleados o clientes. La corrección de documentos y la redacción de correos electrónicos son otras tareas de secretaría.
Tareas de oficina. Especialmente en oficinas pequeñas, las funciones de una secretaria pueden incluir tareas administrativas rutinarias y diligencias para ayudar a otros. Esto puede significar cancelar o reprogramar citas, ordenar suministros de oficina, tomar notas durante las reuniones y obtener bebidas para los invitados.
Requerimientos Educativos
Una secretaria puede ingresar a la profesión con solo un diploma de escuela secundaria y habilidades informáticas. Las secretarias aprenden la mayoría de sus deberes en el trabajo. Algunas compañías, como las de los campos legal y médico, pueden preferir una secretaria que haya tomado clases específicas de la industria, por lo que está familiarizado con la terminología y las prácticas. Es posible que se requiera una licenciatura para secretarios ejecutivos.
Las secretarias y asistentes administrativos en todos los campos ganan un salario promedio de $ 37,230 a partir de mayo de 2016, lo que significa que la mitad gana más y la otra gana menos. El 10 por ciento de los secretarios y asistentes administrativos ganan más de $ 62,230 . Los 10 por ciento más bajos ganan menos de $ 22,930 .
Cuando se desglosan por categoría, los salarios medios mensuales son:
Secretarias ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos: $ 25,860
Legales: $ 14,180
Secretarias y asistentes administrativas no legales, médicos o ejecutivos: $ 24,820
Médicas: $ 23,730
Empleo de Secretaria a nivel Nacional
Había alrededor de 4 millones de secretarias y asistentes administrativos en 2016 empleados en todas las industrias.
Los mayores empleadores de secretarias se encuentran en los siguientes sectores:
Cuidado de la salud
Asistencia social
Educación
Profesional
Servicios científicos y técnicos
Gobierno y civil
Organizaciones religiosas y similares
Las funciones de una secretaria se realizan en un entorno de oficina, aunque las secretarias también pueden trabajar de forma remota. Una carrera como secretaria es un trabajo de tiempo completo que puede requerir horas extras y fines de semana, dependiendo de la empresa.
Años de experiencia
El salario de una secretaria aumenta significativamente desde el nivel de entrada hasta el nivel superior y puede aumentar aún más con la capacitación en diversas habilidades. Una secretaria que se especializa en una industria, como una secretaria médica o legal, puede tener un salario mucho más alto. Muchos secretarios de recepción trabajan para llegar a secretarios ejecutivos, alcanzando niveles salariales más altos en el camino.
Tendencia de crecimiento laboral
Se prevé que las oportunidades laborales para todos los secretarios y asistentes administrativos disminuyan un 5 por ciento en la próxima década, excepto en una categoría. Esto se debe principalmente a las tecnologías modernas que pueden ayudar a otros a preparar la documentación y otras tareas que antes realizaban los secretarios. En el caso de los secretarios ejecutivos, los gerentes ahora están completando las funciones de un secretario por su cuenta, o los secretarios pueden apoyar a más de un gerente.
Las disminuciones en las categorías de secretariado son las siguientes:
Secretaria general de la oficina – 7 por ciento
Ejecutiva – 17 por ciento
Secretaria legal – 19 por ciento
La única categoría de secretaria que se espera que tenga un aumento en el crecimiento del empleo es una secretaria médica. Se proyecta que este campo de secretaría aumente 22 por ciento en la próxima década, mucho más rápido que el promedio para todas las ocupaciones. Esto se debe principalmente a las crecientes necesidades de atención médica de una población que envejece.
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